Emaile pisane poprawnie

Emaile pisane poprawnie – to bardzo przydatny podręcznik poprawnego pisania emaili, dzięki któremu unikniemy popełniania wszelakich etykietowych gaf.

 

Emaile pisane poprawnie


Co zamiast „Witam” i „Pozdrawiam”, czyli jak pisać e-maile poprawnie i ciekawie

Służbowe emaile. Ciągle je odbieramy i wysyłamy. W pośpiechu i natłoku obowiązków nie zawsze dbamy o to, co i jak piszemy. Tymczasem korespondencyjne faux pas może wpłynąć na nasz wizerunek i kontakt z klientem, współpracownikiem, pracodawcą czy rekruterem. Podpowiadamy więc, na co zwrócić uwagę i jakich błędów unikać.

1. Zwroty powitalne i pożegnalne

  •   Witam – lepiej nie

Zwroty rozpoczynające i kończące wiadomość to bardzo ważne elementy korespondencji. Pominięcie ich jest dużym błędem z punktu widzenia etykiety biznesowej. Problemów nastręcza też popularny zwrot: „witam”, który jednak jest formą bezosobową i mało uprzejmą. Jak czytamy w Słowniku wyrazów trudnych i kłopotliwych PWN „(…) jest wyrazem grzeczności minimalnej, wygodnej dla nadawcy, ale nie wyrażającej szacunku dla adresata”.

Zgodnie z etykietą wita gospodarz lub osoba wyższa rangą, a więc szef pracownika, a nie pracownik szefa – tłumaczy Dorota Szcześniak-Kosiorek, trener wizerunku i etykiety z DSK Consulting. Lepiej więc użyć w oficjalnej korespondencji służbowej zwrotu: Szanowna Pani/Szanowny Panie lub Pani Dyrektor/Panie Dyrektorze itp.

  •  Pozdrawiam – tak, ale z dodatkiem

Słowo „pozdrawiam” również jest dyskusyjne. Jak podaje Słownik wyrazów trudnych i kłopotliwych, Pozdrawiam, podobnie jak Witam, nie jest odpowiednie w zwrotach do osoby o wyższym statusie oraz do nieznanego adresata. „W takich sytuacjach powinniśmy Pozdrawiam zastąpić czymś innym lub obudować dodatkowymi słowami, które uczynią pożegnanie uprzejmiejszym” – czytamy w słowniku.

O wiele lepiej będzie brzmiało: Pozdrawiam serdecznie, Łączę pozdrowienia, Łączę serdeczne pozdrowienia.

 2. Zgodność i spójność zwrotów

Należy też uważać, by nie mieszać formuły oficjalnej z nieformalną i nie witać adresata słowami: Szanowna Pani Bożenko. Wybieramy albo: Szanowna Pani albo Pani Doroto (do osoby, którą znamy). Używanie zdrobnień w korespondencji z klientami czy rekruterami również jest niestosowne.

Podobna zasada tyczy się zwrotów pożegnalnych – powinny być one utrzymane w tym samym tonie co zwroty powitalne. – Jeśli zaczynamy wiadomość od „Cześć”, to nie kończymy „Z poważaniem”. Jeśli zaczynamy „Szanowny Panie Prezesie”, to nie żegnamy się zwrotem: „Pozdrawiam” – podaje przykłady Dorota Szcześniak-Kosiorek.

3. Interpunkcja, ortografia, wersaliki

Zanim klikniemy: „wyślij”, sprawdźmy, czy nie popełniliśmy błędów ortograficznych. Literówki, brak przecinków, rozpoczynanie zdania od małej litery, brak polskich znaków – wszystko to może świadczyć o braku staranności oraz szacunku do adresata.

Jeśli po zwrocie powitalnym stawiamy przecinek, to kolejny wiersz powinien zaczynać się od małej litery – podkreśla Dorota Szcześniak-Kosiorek.

Po formułach pożegnanych nie stawiamy przecinków. Jeśli taki zwrot (np. Pozdrawiam serdecznie) tworzy odrębny wers, a poniżej znajduje się podpis, to wówczas przecinek jest zbyteczny.

Zwróćmy też uwagę, jak piszemy. – Według etykiety pisanie wersalikami oznacza podniesiony głos, krzyczenie– przestrzega trener wizerunku.

4. Adresowanie wiadomości

Wysyłając służbowego emaila, nie zapominajmy też o wypełnieniu pola: temat. Uważajmy jednak, aby nie przesadzić w drugą stronę – umieszczenie znacznej części wiadomości w „temacie” będzie wyglądać rażąco.

Niezgodne z etykietą jest też dodanie innych osób do UDW, nie informując adresata, kto również został dołączony do korespondencji. To tak jakbyśmy rozmawiali przez zestaw głośnomówiący i nie powiedzieli rozmówcy, że osoby trzecie słuchają tej rozmowy – mówi Dorota Szcześniak– Kosiorek.

Przygotowanie maila jest też istotne w przypadku rekrutacji. Wysyłanie aplikacji bez informacji w temacie albo bez żadnej treści czy podpisu wywołuje też negatywne wrażenie na rekruterach. – Irytujące jest także otrzymywanie CV i listu motywacyjnego dedykowanego do innego odbiorcy. Oznacza to, że kandydat nawet nie pofatygował się, aby zmienić dane odbiorcy w dokumentach aplikacyjnych – mówi Ewelina Knol, specjalista ds. HR w firmie z branży produkcyjnej.

Niekorzystnie działa także ciągłe ponaglanie rekrutera przed umówioną datą informacji zwrotnej. – Emaile z pytaniami: „Czy już coś wiadomo?” są zrozumiałe w przypadku braku informacji zwrotnej w danym terminie, ale przed – nie powinny być wysyłane – radzi Ewelina Knol.

5. Styl wypowiedzi. Żargon

Styl wypowiedzi powinien być uzależniony m.in. od tego, z kim korespondujemy i w jakiej relacji pozostajemy z tą osobą. W przeciwnym razie nasz odbiorca, np. klient, z którym od niedawna współpracujemy, może odnieść wrażenie, że za bardzo się spoufalamy. Zwróćmy też uwagę na żargon korporacyjny i specjalistyczne, branżowe słownictwo. Coś, na co możemy sobie pozwolić w korespondencji ze współpracownikami, przez innych może zostać odebrane jako nowomowa oraz brak szacunku i dbałości o relacje. Uważajmy, aby nie przesadzić z anglojęzyczną terminologią – sięgajmy po nią tylko wtedy, kiedy brakuje polskich odpowiedników albo angielski termin jest bardziej precyzyjny.

6. Treść – bez „usypiaczy”, „tasiemców” i innych

Jeśli chcemy, aby nasze emaile były skuteczne, przejrzyste i miłe w lekturze, zwracajmy uwagę na dobierane słowa. Szanujmy czas naszych mailowych rozmówców. Co może utrudniać korespondencję? Jakie treści mogą nużyć? Joanna Wrycza-Bekier w książce pt. „Magia słów” radzi, aby eliminować słowa – usypiacze, a więc zrezygnować z przydługich wstępów, a bardziej wyeksponować najważniejsze informacje. Autorka zwraca też uwagę m.in. na słowa – tasiemce (np. zamiast pisać: z uwagi na fakt – napiszmy: ponieważ) oraz słowa – urzędasy (jako jeden z przykładów podaje: Za wykonane przez nas zlecenie wystawiamy rachunek zamieńmy na Za nasze zlecenie wystawiamy rachunek).

Katarzyna Klimek-Michno
https://kariera.pracuj.pl/porady/co-zamiast-witam-i-pozdrawiam-czyli-jak-pisac-e-maile-poprawnie-i-ciekawie/


#email